Autor: Roslyn

Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools zur Zusammenarbeit mit Ihrem Team

Das Internet hat die Zusammenarbeit einfacher denn je gemacht. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie jemanden auf halbem Weg um die Welt betrachten und mit ihm an allem arbeiten, was Ihnen gefällt.

Viele Online-Tools für die Zusammenarbeit sind kostspielig oder für einen bestimmten Bereich wie das visuelle Design gedacht. Für tolle Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern, müssen Sie jedoch nichts bezahlen. Hier sind sechs Dienstleistungen, die alle Bedürfnisse Ihres persönlichen Teams abdecken.

 Google Docs/Drive

Google Docs ist zum ultimativen Werkzeug geworden, um großartige Dokumente zusammenzustellen, aber es funktioniert auch hervorragend für Nicht-Dokumentationszwecke. Mit Google Docs kann Ihr Team auf einen Schlag an Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Formularen und mehr arbeiten. Mit Kommentaren können Sie eine Notiz über die Arbeit eines anderen hinterlassen, um eine Änderung zu beantragen, oder sich selbst eine Notiz für später hinterlassen.

Ein Teil von Google Docs ist Google Drive, mit dem Ihr Team Ihr eigenes Dateispeichersystem einrichten kann. Mit 15 GB freiem Speicherplatz sollten Sie kein Problem damit haben, alles an einem zentralen Ort zu haben. Dies ist ein weitaus besseres System, als Dokumente per E-Mail hin und her zu senden oder zu versuchen, ein Flash-Laufwerk zu verwenden. Wenn Ihnen der standardmäßige Funktionsumfang von Drive nicht ausreicht, können eine Vielzahl von Anwendungen die Lücken ausfüllen, wie z.B. Annotationsanwendungen, die das Kollaborationspotenzial erhöhen.

OneNote

Evernote ist ein großer Name im Notizbuchgeschäft, aber nach seiner Preiserhöhung und den Datenschutzbedenken hat OneNote es geschafft. OneNote ist auf jeder Plattform völlig kostenlos und bietet Ihrem Team die Möglichkeit, Notebooks zu erstellen und diese mit Zeichnungen, Tabellen, Links und anderen Inhalten zu füllen. Die Erstellung eines gemeinsamen Notebooks ist einfach und ermöglicht es jedem, seine eigenen Abschnitte und Seiten hinzuzufügen.

Die Möglichkeiten sind vielfältig: Mit OneNote können Sie ein Team-Wiki erstellen, das Projektmanagement im Auge behalten und Notizen und Ideen verfolgen, wann immer sie entstehen. Wenn Sie möchten, können Sie OneNote sogar als virtuelles Whiteboard verwenden, so dass jeder gemeinsam zeichnen und tippen kann.

Mit OneNote werden die Anforderungen Ihres Teams an Notizen, Ideenmanagement und Brainstorming erfüllt. Unser vollständiger Leitfaden zu OneNote hilft Ihnen, die Verwendung von OneNote zu beherrschen.

Der einzige OneNote-Leitfaden, den Sie je benötigen werden.

Appear.in

Die Chancen stehen gut, dass Ihr Team nicht immer am selben Ort sein kann. Für die Zeiten, in denen Sie bei einem Videoanruf über Dinge diskutieren müssen, wird es nicht viel einfacher als bei Appear.in. Als eine unserer beliebtesten Apps für Telefonkonferenzen können Sie mit diesem Tool einen Besprechungsraum in Ihrem Browser erstellen und bis zu acht Personen empfangen.

Es sind keine Downloads oder Plugins erforderlich, und niemand muss ein Konto erstellen. Beanspruchen Sie einfach einen Besprechungsraum als Ihren eigenen, und jeder kann sich per Audio-, Video- und Text-Chat verbinden. Sie können Ihren Bildschirm auch gemeinsam nutzen, was ihn zu einem perfekten Werkzeug für Meetings macht, wenn alle getrennt sind.

Trello

Trello ist eines der bekanntesten Projektmanagement-Tools überhaupt und bedarf daher keiner Einführung. Sein karten- und plattenbasiertes System ist perfekt für Aufgabenlisten, Ziele und alle anderen Arten von Aufgaben, die Ihr Team erfüllen möchte. Wir haben alles geschrieben, was Sie über die Verwendung von Trello wissen müssen, aber vergessen Sie nicht, dass es auch andere großartige Einsatzmöglichkeiten außerhalb des Projektmanagements bietet, wie z.B. die Verwaltung der Gelder Ihres Teams.

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Reuniones y conferencias virtuales: las ventajas para tu empresa

Las tendencias de los próximos años en el terreno de la comunicación de la empresa mantienen a las herramientas de videoconferencia como una de las más utilizadas. Su potencial para mejorar la productividad de la empresa y la mejor relación con clientes y proveedores hace que este tipo de software cuente con mucho margen de crecimiento.

El uso de la tecnología en el ámbito empresarial, con el objetivo de mejorar las comunicaciones y la productividad de las mismas, ha sido un elemento común en todo tipo de sectores profesionales. Una de las herramientas más utilizadas, todavía en crecimiento, han sido las soluciones tecnológicas, software y aplicaciones para realizar videoconferencias y reuniones virtuales. El principal uso se concentra en las reuniones empresa-cliente o las que realizan los propios socios de la compañía.

VENTAJAS DE LAS REUNIONES VIRTUALES

Las múltiples ventajas que ofrecen las videoconferencias han captado desde hace años la atención de muchas empresas, en muchos casos pymes, que cuentan con un medio de comunicarse con clientes y otros profesionales sin moverse de la oficina. Además de este beneficio, eso sí, encontramos otras grandes potencialidades de este tipo de tecnologías que es interesante analizar.

REDUCCIÓN DE COSTES

Una de las ventajas evidentes para utilizar las videoconferencias y las reuniones virtuales es la reducción de costes de desplazamientos y viajes. Sin duda, muchas reuniones pueden realizarse a distancia sin necesidad de utilizar tiempo ni dinero en desplazarse, algo que cualquier empresa valora muy positivamente y contribuye de forma directa en la cuenta de resultados y en la productividad.

MAYOR NÚMERO DE COMUNICACIONES

La comodidad que supone utilizar alguna de las herramientas de videoconferencias del mercado hace que, cualquier empresa, tenga la posibilidad de comunicarse con clientes, socios o proveedores de forma muy ágil. A su vez esto permite que se incrementen el número de comunicaciones, siempre que sean necesarias.

MEJOR SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CON EL CLIENTE

Los clientes siempre valoran el seguimiento que hagamos de sus proyectos o relaciones profesionales que tengamos.

Con las reuniones virtuales la distancia no es un problema para poder hablar cara a cara de forma frecuente con el cliente, aportando un seguimiento adecuado y transmitiendo mucha más cercanía mediante los encuentros virtuales. Sin duda, en muchos casos puede convertirse en una gran herramienta para fidelizar y mejorar la satisfacción del cliente.

MEJOR SEGUIMIENTO DE PROYECTOS CON COLABORADORES/EMPLEADOS

Lo mismo ocurre con los proyectos que llevamos a cabo con profesionales de la empresa que están deslocalizados, en otros lugares que no sean la sede central.

La posibilidad de poder reunirnos virtualmente con ellos mediante soluciones de videoconferencias permiten una mejor relación con el profesional, un seguimiento más adecuado de proyecto y una sensación de mayor cercanía respecto al proyecto.

MAYOR AGILIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES

Habitualmente, la toma de decisiones en una compañía se produce en una reunión presencial, dado que deben intervenir varias personas, socios, etc.

El uso de las videollamadas y reuniones virtuales ha hecho que, también durante las mismas, se puedan tomar decisiones de empresa.

La posibilidad de reunir en un mismo espacio a los ejecutivos o personas implicadas en la decisión es esencial para que se pueda llegar a acuerdos firmes de forma más ágil que si tenemos que dar con una reunión presencial de todos los miembros, con desplazamientos/viajes y más dificultades de agenda asociadas.

PRINCIPALES HERRAMIENTAS Y FUNCIONALIDADES

El mercado ofrece año a año mejores herramientas de videoconferencia y una mayor cantidad de funcionalidades para el uso profesional. El paradigma más conocido y con más recorrido es Skype, que desde 2003 ha vivido un crecimiento exponencial y tiene un uso masivo tanto a nivel particular como empresarial.

Sin embargo, existen otras soluciones interesantes que se han extendido para su uso profesional, con funcionalidades parecidas y particularidades propias. Son los casos de GotoMeeting (desde 2004), Webex (1995), Slack (2013) o Hangouts(2013), todos ellos interesantes y con peculiaridades que harán que a nuestra empresa le interese más un tipo de herramienta u otra. A estas herramientas se unen soluciones a medida que permiten a una empresa elegir un software pensado para sus necesidades concretas a través de un proveedor que lo desarrolle.

En términos generales, las principales funcionalidades de este tipo software de reuniones virtuales son:

  • Comunicación de video, voz y texto sin coste entre usuarios, habitualmente mediante infraestructuras de VoIP.
  • Videconferencias desde PC y dispositivos móviles y desde los principales sistemas operativos.
  • Funcionalidad de videoconferencias grupales, con varios usuarios desde lugares geográficos diferentes.
  • Posibilidad de compartir la pantalla con el resto de miembros de la videoconferencia (documentos, presentaciones, etc.)
  • Funcionalidad de envío de documentos y archivos al resto de miembros de la videoconferencia.
  • Funcionalidad de chat en vivo con todos los miembros de la videoconferencia.
  • Sistemas de encriptación de mensajes y llamadas para garantizar la seguridad y privacidad de los participantes.
  • Apps para descargar en los dispositivos móviles en los principales App Store.
  • Funcionalidad de grabación de las videoconferencias.
  • Funcionalidad de definición HD de las videoconferencias.

Sea mediante herramientas sin coste o mediante herramientas o funcionalidades de pago, el mercado dispone de software muy atractivo y rentable para pymes y grandes empresas, pues los resultados en términos de productividad son muy evidentes.

Si hasta la fecha el uso de las herramientas de videoconferencia ha tenido un gran crecimiento, se espera que el futuro mantenga la misma tendencia. En los últimos años, a la utilización del software en ordenadores de sobremesa y portátiles se ha unido el de los dispositivos móviles, que todavía tienen mucho margen de crecimiento para los próximos años. Si a ello sumamos que la tecnología y las funcionalidades seguirán mejorando, o que habrá muchas empresas que apuesten por el teletrabajo de sus empleados, su uso contará año a año con más fuerza.

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