La conferencia web como herramienta de comunicación y colaboración

Cada día más instituciones educativas y empresas recurren a la conferencia web como medio de comunicación y colaboración, con un importante ahorro en tiempo y costos. ¿A qué se debe el auge de esta herramienta? En este artículo analizaremos sus características y beneficios.

La conferencia web es una herramienta bidireccional y sincrónica que permite a los asistentes tener un encuentro simultáneo e interactuar en forma colaborativa. Todo esto ayuda, además, a consolidar vínculos y conformar una comunidad virtual, incluso si los participantes se encuentran dispersos geográficamente.

Por otro lado, las conferencias web son dinámicas, flexibles y abiertas. Suponen un importante ahorro en tiempo y dinero ya que los participantes no deben trasladarse a ningún lugar físico, y por ello se acortan las distancias. Asimismo, el encuentro vía conferencia web se enriquece gracias al intercambio de información visual y auditiva.

Las herramientas que ofrece un sistema de conferencia web permiten desarrollar cualquier tipo de actividad  y posibilitan no sólo una diversidad de tareas sino que también crean un estado de motivación permanente cuando se integran diferentes herramientas. Permiten también “aumentar” la experiencia de cada uno de los participantes.

Hace algunos años los sistemas de conferencias web eran bastante limitados y la oferta no era demasiado variada. Con el correr del tiempo se comenzó a percibir en esta herramienta un potencial pedagógico significativo y, a partir de esto, surgen nuevos sistemas que ofrecen una diversidad de funcionalidades que permiten efectividad y eficacia en los encuentros sincrónicos.

La siguiente infografía describe las característicasusos beneficios de las conferencias web:

A continuación ofrecemos una lista de aspectos a considerar en la elección de un sistema de conferencias web:

  • El costo de la utilidad y nuestro presupuesto. Ello nos ayudará a seleccionar rápidamente entre plataformas gratuitas, con licencia de uso (o de pago) y open source (de código abierto).
  • La necesidad de instalar elementos en el ordenador/dispositivo. Esto haría referencia a los requisitos del sistema CW y a las características técnicas de nuestros dispositivos/servidores. En ocasiones es interesante considerar la compatibilidad con sistemas operativos basados en Windows y/o Mac.
  • La posibilidad de uso en dispositivos móviles (tabletas y smartphones).
  • El consumo de ancho de banda del sistema (y el efecto sobre ello de cada participante que se agregue).
  • Los roles habilitados en el sistema y la posibilidad de modificar los permisos y promocionar/degradar. Para docencias colectivas también sería interesante considerar cuántos perfiles con un mismo rol pueden estar simultáneamente en una sesión.
  • La posibilidad de compartir pantallaescritorionavegador web y de controlar la reproducción de contenidos audiovisuales.
  • Disponer de un sistema de grabación de las sesiones.
  • El tipo de archivos y contenidos que se pueden cargar anticipadamente en la plataforma.
  • La posibilidad de comunicación con chat de texto (colectivo-individual), micrófono y/o cámara web.
  • El tipo de herramientas incluidas en la plataforma (rotuladores, pizarras, emoticonos, marcadores e indicadores de actividad, entre otros).
  • Las funcionalidades disponibles cuando se trabaja con ellas en dispositivos móviles. Algunas plataformas son muy completas en versión para ordenador aunque bastante limitadas en su uso móvil.
  • La sencillez de uso e intuitividad de la interfaz, además de su accesibilidad. Esto último incluye el uso de subtítulos que transcriban lo que dice el ponente.
  • La capacidad de la sala en cuanto a número de participantes máximo permitido.
  • La facultad para crear salas anexas independientes para confeccionar grupos pequeños en una misma sesión de trabajo colectivo.
  • La transferencia de archivos entre los participantes.
  • La disponibilidad y el coste adicional de aplicaciones/extensiones que se puedan integrar al sistema básico y para obtener nuevas funcionalidades; creación de encuestas, inclusión de mapas, etc.
  • El tipo de soporte que ofrece el sistema: si el sistema cuenta con soporte técnico, si se ofrece 24 horas los 7 días de la semana, en qué idioma y formas de sistema de contacto: mail, chat, online.

Elegir el más completo sistema de conferencias web no nos garantiza que nuestros encuentros serán exitosos. Para ello debemos tener en cuenta las competencias tecnológicas y pedagógicas que es necesario desarrollar para explotar este recurso, lo cual debe también estar acompañado de un buen plan estratégico que persiga un objetivo claro.

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